12/07/2017

Améliorez la qualité de vie des voyageurs d’affaires

Des vols qui n’en finissent plus et des journées encore plus longues… le quotidien du grand voyageur n’est pas de tout repos. Si l’on y ajoute les formalités rébarbatives des réservations et notes de frais, on aura compris pourquoi le touriste d’affaires finit parfois par ronger son frein.

 

Un vol qui nous fait faire le tour du cadran, une nuit courte et en pointillés et, sans transition, un marathon de 14 heures avec les équipes sur place et les clients.

Bienvenue dans l’univers des très grands voyageurs !

Pour de nombreux cadres, de tels tours de force ne sont qu’occasionnels mais pour le très grand voyageur, c’est un mode de vie. Les entreprises comptent sur la mobilité de ces collaborateurs pour décrocher des affaires et résoudre les problèmes d’un continent à l’autre et bien entendu, une telle attente a un prix.

 

Pleins feux sur les grands voyageurs

Selon une étude menée par Airlines Reporting Corp et American Express Global Business Travel, 15 % des grands voyageurs sont proches du burn-out à force de se déplacer, tandis que 80 % indiquent que la politique voyages d’une entreprise serait un critère de choix au moins aussi important que le niveau de rémunération et de responsabilités s’ils venaient à changer d’emploi[1]. Le stress et la fatigue des « globe-trotteurs professionnels » jouent aussi sur leur fidélité à l’entreprise et sur leur productivité. Ils sont par ailleurs 65 % à juger que la décision de leur employeur de leur accorder les améliorations qu’ils demandent pourrait peser « beaucoup » voire « énormément » dans leur décision de rester. Ils précisent également que leur productivité pourrait augmenter en moyenne de 44 %.

 

L’usure du grand voyageur

« Les voyageurs d’affaires sont un maillon essentiel entre deux univers : le siège de l’entreprise et le terrain », explique Didier Dumont, Président, Mobilité et dépenses, Services Avantages et Récompenses de Sodexo. « Mais c’est une mission très exigeante, physiquement et mentalement. Les journées sont longues, car il faut maximiser sa présence sur place et c’est un investissement pour l’entreprise. C’est pourquoi la politique voyages d’une entreprise est un élément très important. « En plus des journées à rallonge, d’autres aspects fastidieux du voyage épuisent, comme les réservations, changements de réservation et achats de billets, sans parler des piles de justificatifs froissés. »

 

La flexibilité : un remède au burn-out du voyageur d’affaires ?

Bien qu’il n’existe pas de solution unique pour faire face à ces difficultés, il y a pourtant des moyens d’améliorer le quotidien du grand voyageur. Pour retenir les talents, les entreprises devraient envisager de faire évoluer leur politique de voyage et leur culture en la matière, afin de prévenir les burn-out et les démissions. Les employeurs sont par exemple nombreux à contrebalancer le temps passé en déplacement en permettant à leurs collaborateurs d’organiser leur travail de façon flexible entre deux voyages. Selon une étude[2], près de 70 % des responsables RH utilisent les programmes de flexibilité au travail comme outil de recrutement et de fidélisation, et 87 % de managers estiment que ces programmes sont une source de satisfaction pour les collaborateurs[3]. Les politiques des entreprises doivent aussi être réexaminées de façon à offrir aux grands voyageurs une meilleure qualité de service de la part des agences de voyages. En effet, une étude récente montre que la plupart des responsables d’achat de voyages au sein des entreprises considèrent le prix négocié comme le facteur numéro un dans le choix d’un fournisseur au lieu de primer la qualité de service [4]. D’autres options sont possibles, comme adopter une approche plus globale en proposant des programmes de bien-être ou des services de conciergerie qui soulageront la pression pour les cadres en déplacement.
 

Simplifier le quotidien du grand voyageur

Qu’ils le soient depuis deux ou vingt ans, les grands voyageurs doivent tous composer avec les formalités pratiques du voyage. Est-il facile de réserver un voyage, de changer de trajet ou suivre ses dépenses ? Pour les voyageurs couvrant en voiture un pays de long en large, il faut compter avec les frais de carburant à avancer et la paperasse à remplir. « C’est pour le moins fastidieux », affirme Didier Dumont, qui a passé 15 ans à sillonner les airs. « On voudrait que tout se déroule de la manière la plus fluide possible et ne pas passer ses dimanches sur ses notes de frais ». Pour répondre à ce besoin, Sodexo Services Avantages et Récompenses fait équipe avec des experts dans le domaine, i-Albatros et Xpenditure, pour fournir un service de réservation 24/7 et de gestion des notes de frais entièrement dématérialisé[5]. Ensemble, nous proposons une solution de gestion centralisée de l’intégralité du déplacement, qui débute en amont, avec la réservation de l’hôtel et des billets et se poursuit avec le traitement des frais, avec une transition tout à fait fluide entre les deux étapes. Accessible depuis un smartphone, la solution est, au sens propre, toujours à portée de main.

 

La technologie salvatrice

I-Albatros met à disposition des grands voyageurs une plateforme de réservation aussi facile d’utilisation que les sites de réservation classiques, cette plateforme est parfaitement adaptée aux besoins des entreprises, puisqu’elle intègre leurs politiques voyage directement dans son système. Sa base de données de 300 000 hôtels peut être personnalisée, de façon à mettre en avant une sélection d’hôtels à proximité des clients ou des sites de l’entreprise, et avec lesquels des tarifs ont été négociés. Pour les billets d’avion, la plateforme peut être configurée de façon, par exemple, à ne proposer que la classe affaires pour les vols de plus de 5 heures, ou que la classe économique pour les court-courriers, selon la politique de l’entreprise. « Avec i-Albatros, il est possible de boucler toutes les réservations que nécessite un déplacement à New York en moins de deux minutes, avec la certitude qu’on ne déroge en rien à la politique voyage de l’entreprise », explique Didier Dumont. Accessible sur mobile, le service est complété par une équipe disponible via un standard téléphonique.

 

Un simple smartphone avec son appareil photo relié à une application et Xpenditure sauvegarde instantanément les données des reçus et transfère automatiquement la note de frais, en vue de son remboursement ou de sa validation. Grâce au reporting en temps réel et aux liens avec les systèmes de comptabilité de l’entreprise, la plateforme offre aux entreprises un outil efficace de gestion des notes de frais, tout en déchargeant les collaborateurs d’un laborieux travail de paperasse. « Nous pensons que c’est le genre d’outils qui peut réellement améliorer la qualité de vie des grands voyageurs », explique Didier Dumont. « Simplifier les réservations et être remboursé de ses notes de frais, éventuellement en 24 heures, sans avoir à saisir aucune écriture… le tout centralisé par une solution unique : voilà de quoi éclaircir l’horizon des globe-trotteurs professionnels ! »

 



[1] Warriors Traveler Friction: Insights from U.S. Road Warriors (Le malaise du grand voyageur : les enseignements d’US Road Warriors) https://www.amexglobalbusinesstravel.com/blog/easing-road-warriors-traveler-friction-offer-companies-wideranging-benefits/

[2] Work-Life Balance: How to Deliver What Your Employees Want (Équilibre travail/ vie privée : comment offrir à vos collaborateurs ce à quoi ils aspirent)

http://www.huffingtonpost.com/val-matta/worklife-balance-how-to-deliver-what-your-employees-want_b_6994546.html

[3] The 2015 Workplace Flexibility Study  (Étude 2015 sur la flexibilité au travail) https://workplacetrends.com/the-2015-workplace-flexibility-study/

[5] Sodexo joins forces with Xpenditure and iAlbatros to offer streamlined business travel and expense expérience (Sodexo unit ses forces avec Xpenditure et iAlbatros pour rationaliser et fluidifier l’expérience du voyage d’affaires et des notes de frais)

https://globenewswire.com/news-release/2017/03/13/935051/0/en/Sodexo-joins-forces-with-Xpenditure-and-iAlbatros-to-offer-streamlined-business-travel-and-expense-experience.html

 

Contact