Incentive externe : comment effectuer les déclarations ?

L’incentive externe, qui peut s’appuyer sur la distribution de titres cadeaux, réclame de s’acquitter de cotisations et contributions sociales. Une déclaration est donc nécessaire auprès des autorités compétentes. Quelles sont les démarches à engager ? Quelles sont les dotations qui ouvrent le droit de bénéficier de certaines exonérations ?L’incentive externe, qui peut s’appuyer sur la distribution de titres cadeaux, réclame de s’acquitter de cotisations et contributions sociales. Une déclaration est donc nécessaire auprès des autorités compétentes. Quelles sont les démarches à engager ? Quelles sont les dotations qui ouvrent le droit de bénéficier de certaines exonérations ?

Les incentives externes sont adressés à des salariés dont vous n’êtes pas l’employeur et qui stimulent votre activité commerciale ou sont en lien direct avec la clientèle. Ils sont soumis aux cotisations et contributions sociales et, de fait, doivent être déclarés selon les modalités prévues par la circulaire N°DSS/5B//2012/56 du 5 mars 2012 relative aux rémunérations allouées aux salariés par une personne tierce à l’employeur.

Certaines exceptions, prévues par la loi, permettent d’être exonéré de tout ou partie de ces contributions et cotisations. C’est le cas avec les titres cadeaux (chèques, cartes ou catalogues en ligne) qui bénéficient d’un régime dérogatoire, sous forme de contribution libératoire. Un avantage intéressant pour les entreprises !

Comment effectuer la déclaration ?

En tant que société tiers, vous faites bénéficier l’opération d’incentive à des salariés qui ne sont pas les vôtres. Vous êtes responsable de la déclaration et du paiement (automatisé) des cotisations et contributions sociales. Cette étape peut être réalisée à l’issue de chaque opération ou une fois par an.

Pour cela, vous devez effectuer des démarches auprès de l’URSSAF ou de la CGSS dont vous dépendez. Vous devez transmettre la Déclaration sociale nominative (DSN) et le bordereau récapitulatif via le site www.net-entreprise.fr.

Une déclaration en phase de changement

La DSN, entrée en phase de généralisation en 2017, remplace progressivement la Déclaration annuelle des données sociales (DADS) pour les cotisations du régime de droit commun avec gratifications dépassant 150 % du SMIC. Pour la contribution libératoire, elle remplace la Déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) ou le Tableau récapitulatif (TR).

Quelles sont les informations à transmettre ?

Plusieurs informations devront être renseignées lors de la déclaration, dans le respect du Règlement général sur la protection des données (GDPR) :

- les nom, prénom et adresse personnelle des bénéficiaires, mais aussi leur numéro de Sécurité sociale, genre et date et lieu de naissance dans le cas où un certain seuil est dépassé (cf. paragraphe sur le barème général) ;
- les coordonnées de l’employeur des bénéficiaires avec la raison sociale, le numéro SIRET et l’adresse ;
- les montants attribués à chaque bénéficiaire.

Stimulations externes : des avantages à notifier

Votre entreprise doit aussi informer les bénéficiaires des sommes ou avantages versés et du montant des cotisations et contributions sociales acquittées (au plus tard le 1er jour du mois suivant l’allocation ou le 31 janvier N+1). Une notification lors de la remise de l’avantage ou une signature sur la feuille d’émargement sont valables. La preuve (copie) doit en tout cas pouvoir être fournie aux organismes de recouvrement.

À noter, évidemment, que des modalités différentes sont appliquées pour les opérations d’incentive interne.

Incentives externes : la spécificité des titres cadeaux

Un barème spécifique est appliqué lorsque seuls les titres cadeaux non-échangeables en numéraire sont accordés pour de la stimulation ou de la promotion des ventes :

- aucune taxation n’est prévue lorsque le montant des titres est inférieur à 10 % du SMIC brut par opération et par salarié (149,85 euros en 2018) ;
- 20 % des sommes versées sur la fraction entre 10 et 70 % (1048,93 euros) du SMIC mensuel par opération et par salarié ;
- lorsque le montant est supérieur à 70 % du SMIC mensuel, mais cette fois-ci pour l’année et par salarié (c’est-à-dire 4195,72 euros puisque 4 opérations maximum sont autorisées chaque année, avec risque de pénalités de 20 % et de redressement), la valeur faciale est intégralement réintégrée au barème général (cf. ci-dessous)

Un barème général pour les opérations d’incentive externes

Lorsque les opérations n’incluent pas uniquement des titres cadeaux ou que le seuil de 70 % du SMIC mensuel est dépassé pour l’année entière, il est possible de bénéficier d’une contribution libératoire de 20 % pour les gratifications comprises entre 15 et 150 % du SMIC mensuel brut, c’est-à-dire entre 224,77 euros et 2247,71 euros en 2018. En dessous de 15 % du SMIC, aucune cotisation ne sera à verser. Au-delà de 150 %, le montant au-dessus de ce plafond sera concerné par les cotisations du régime général de la Sécurité sociale.

Pour vous, la déclaration diffère légèrement avec davantage d’éléments à transmettre lorsque le palier de 150 % est atteint. Dans tous les cas, une bonne anticipation dans la récolte et la conservation des informations vous évitera bien des tracas.

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Ou de l'entreprise qui vous a livré vos titres.
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